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印度版阿甘正传 梅西再现1v5神技 网贷清退名单 峨眉山第一场雪 加多宝与中粮和解 Outlookcom邮箱技巧有哪些如

2019-12-03 07:51:49

其实楼主这个问题本身有一个没有交代清楚的地方,也是楼主亟待搞清楚的一个地方,这个邮箱设立的基础--为什么要用这个邮箱?所以只能用自己的经验给楼主提供一些方法,楼主判断看看是否对自己有用。先交代一下我使用的是公司的电脑,只能联内网,所以只有工作上的邮件。每天邮件来往在300-400封。①第一个阶段,刚开始大规模的使用邮箱。比较初级,是按收件人进行归类,列了类似领导、同事、其他部门同事这样的文件夹。刚开始处理轻量级任务的时候没什么问题,一个邮件过去可能得到回应后能够直接解决问题。但随着任务的复杂性增加可能一个事件会有多人参与讨论,渐渐地发现样分类没有办法看到一个任务的全貌,经常是看到一个同事回复了邮件,马上进行了回复,回头来一看领导的回复又是另外的一番样子。所以进入了第②个阶段。②第二阶段,开始启用会话模式,就是将一个主题下的邮件都汇总到一起,取消了按发件人分处存储邮件。这种情况下发现一个任务出去,即便有几个人同时回复了邮件也是收集到一个会话下面,能够看到单个任务的全貌。然后用了一段时间发现还是不太方便就又进行了改良,先是打开选项将会话下面的邮件显示了归属文件夹,同时也重新对文件夹的视图进行了自定义,让主题的显示排在发件人前面。这样就能看到一个任务下哪些人发表了哪些看法,而不是看到哪些人对哪个任务发表了哪些看法。(阶段①是对人再对事,到目前为止阶段②成了对事再对人)但是隔了一段时间之后发现,邮件区别与im最大的区别就在于它的异步性,无法是我发出去的邮件立马得到回复,经常是可能我下午收到的邮件是关于上午发出去的任务得到的答复。如果看了立即去处理又会打算我原本的工作,非常不利于时间管理。所以我就开始学习优秀的邮件分类,对没有错,学习的对象就是gmail,gmail现在的分类+inbox应用确实非常屌炸天。重要、讨论组、动态、推广、旅行、财务、购物等等,能想到的都包含了,但这其实是建立在google强大的搜索跟语义分析技术的基础上,也就是一封邮件被收到之后它自动的就打上了标签,所以你不要操心邮件堆成山的问题,它们自动的就在收件箱里分好类了。但我的前提已经说过了我使用的是工作邮箱,域都是内网的,怎么可能然给你分析邮件头分析语义,所以呢发现每次收到邮件之后我还要自动的分类,也是心累。而且像前文提到的邮件沟通的异步性,经常打断工作,时间莫名奇妙的就没有了。然后我就开始思考一个问题google宣传的让你的收件箱保持空空的,是不是真的适用我自己的情况。直到发生了一件事。③这个转机来得挺突然的,原因就是我工作的电脑崩溃了,然后it没时间来修复,我又不可能不工作,就找了另外一台机器,只好取消了自己电脑的本地设置,所有邮件就都在服务器端了就都在服务器的收件箱里。奈何最后我的电脑被标装了,奶奶的D盘都给我标了,400G+的邮件资料全部清零,工作一夜之间回到了解放前。因为担心再次出现这样的情况,所以我就不再设置本地,容量不够了该删的删该存档的存档。这样的情况下完全违背了我以前一直觉得牛逼的google的做法,分门别类的定义并存储邮件。但是仔细一想我的工作邮箱,又不方便收外网邮件,特定人群的讨论组对我有用么?扔。所谓的社交更新对我有用么?扔。广告邮件订阅邮件对我有用么,貌似公司也有不多的公共邮箱的邮件,但我能用到的没几封,扔。旅行对我有用么?外派出差的话都是定好了地址再沟通,先自己垫钱回来按标准报销,对我也没太大用处以至于专门分类,扔。财务购物就更搞笑了,扔。所以到最后我就之剩下了一个孤零零的收件箱,里边塞满了各种各样的邮件。但此时我发现了outlook另一个强大的功能——自定义搜索文件夹。这个文件夹之是把满足一定条件的邮件集中展示出来,但它并不会更改邮件的原始存放位置。最初使用到这个功能是经常会用到邮件当中别人发给我的一些附件,所以设置了一个指定带附件的文集搜索文件夹。后来又慢慢的设置了制定带后续标志的邮件的搜索文件夹,再加上设置一个规则把公司分配任务的公共邮箱设置收到后自动打上后续标记,ok,只要来活了这个搜索文件夹里自动的就出来了,完成一项就少一项。所以我把它重命名“A主要”这样就置顶了,就是我优先需要关注的邮件。后来我还设定了另外几个搜索文件夹,“我的位置是收件人上的唯一人”、“我的位置是和其他人是收件人上”、“我的位置是和其他人在抄送人上”、“未读邮件”,这样以来你就会发现,你打开邮箱不要去看收件箱,直接去看搜索文件夹。第一看到的主要是自己的任务,第二看到的是只发给自己的邮件,第三看到的是同时发给自己和小伙伴的邮件,第四看到的小伙伴发邮件例行公事抄送的你,瞄一眼有个印象即可,如果好友遗漏最下边的‘未读邮件’看一下也ok了,看完了收件箱的未读也就自然而然空了。而且涉及到之前的会话模式,把会话展开所有层级,你也能看到所有人针对同一件事的所有言论,一览无余。到这里就不仅仅实现了时间管理,还实现了精力管理提高了不少工作效率,而且我一般“主要”里的任务不会让它超过10个,所以有时候发邮件出去我也会打上标记后续需要工作,尽量降低邮件沟通的异步性。当然要想用好outlook,还涉及到要学会使用日历-约会,任务这两大模块,也可以分开写一个回帖了,因为约会和任务涉及到的东西跟工作性质有很大关系,有的人是一件一件来,需要关注的是建立日期,有的人需要关注截至日期,而我是管理客户工作的所以一次可能就是100+的任务对我来说优先关注的是状态,所以视图设置都有所区别。office里还有一个强大的软件就是onenote,跟outlook联动起来,那酸爽没话说,还可以联动任务的。也是另话了。但如果是单纯的用好outlook管理好邮件,有一个习惯楼主一定要养成,正确编写邮件主题,至少让让人一眼能够看出来这个邮件是干嘛的。我个人建议【**】+xxx这种格式,**一般指的都是动词。希望对楼主有帮助。

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